インターネットからバイト応募した時に、担当者のメールにどこまで返信するか悩みますよね。
メールの止め時がわからない…
担当者からメールが来ると、返信した方が良いのではないか？と思う気持ちわかります。
できることなら、失礼にならないように対応したいですよね。
実は、メールの返信にはいくつか終わらせるタイミングがあります。
メール内容を見極めることで、相手に不快感を与えずに終了することができるでしょう。
そこで今回は「バイトの面接メールをどこまで返信するべきか」について解説します。
ちょうど良いタイミングでメールを終わらせて、心配事を減らしましょう。
メールで応募した時の一般的な流れ
求人サイトや企業のホームページから応募した場合、一般的には次のような流れでメールのやりとりをします。
1：求人応募する（あなた）
2：面接に関する連絡が来る（企業）
3：面接希望日を返信する（あなた）
4：面接希望日について承諾する（企業）
求人応募したら企業から面接に関するメールが届くため、いつ面接ができるか希望日時を伝えてください。
あなたの希望した日時で面接が可能である場合、「○月○日の○時でお待ちしております」などのメールが届きます。
通常はここでメールのやり取りが終了となり、面接日まで連絡することはありません。
※面接日までに疑問点があったり、聞きたいことがある時は、メールで連絡しても構いません。
しかし、内容によって「返信しなければいけないのではないか？」と思うメールもあります。
どこまで返信するか悩むメールと対処法
担当者から送られてくるメールの中には、返信した方が良いかわかりづらいメールがあります。
返信せずにそのままやり取りを終えると、印象が悪くなるのではないか？と悩みますよね。
そこで、悩ましいメール文の例と対処法についてご紹介します。
挨拶で締められている
メールの最後に次のような文章が書かれていることがあります。
「当日はお会いできるのを楽しみにしています」
自分の行為をへりくだって相手に敬意を表す言葉であり、応募してくれた感謝を伝える文章になります。
この文章に対して
「こちらこそお会いできるのを楽しみにしております。お忙しいところおそれりますが、よろしくお願い致します」
というように、あなたからも感謝を伝える返信をしてください。
面接日時を送信する時にお礼を伝えていたとしても、改めて伝えることで誠実な印象を持ってもらえます。
質問がないか聞かれる
応募者とのトラブルを避けるために、次のような文章が書かれていることもあります。
「その他、ご不明な点がございましたら、ご遠慮なくお聞きください」
このように聞かれた時は、聞きたいことがある場合のみメールしてください。
現時点では聞きたいことがないのに、「わかりました。何かあれば質問させていただきます」と返信する必要はありません。
あくまで形式的に書いているだけであり、承諾のみの返信は不要です。
メールは本当に質問があるときのみにし、ここで終わっても構いません。
面接日を疑問形で聞かれる
次のように疑問形で日付を確認されると、つい返事をしてしまいがちになります。
「○月○日○時でよろしいですね？それでは当日お待ちしております」
しかし、これは引用目的で書いているのであり、返信を求めているわけではありません。
メールのやりとりは記録として残るため、前メールで正しく希望日時を伝えたのであれば、改めて伝える必要はないです。
「？」が書かれていると返信しなければいけない気持ちになりますが、文章全体を見て判断するようにしてください。
当日の案内が書かれている
面接日時の連絡をした後に、次のようなメールが届くこともあります。
「○月○日○時でお待ちしております。到着しましたら（電話番号）までお電話ください。」
このような案内が書かれているのであれば、無視してはいけません。次のように返信してください。
「承知しました。私の携帯電話番号はxxx-xxx-xxxxになりますので、こちらからお電話させていただきます。」
新しい情報をもらったのであれば、必ず返信して間違いがないようにしてください。
返信は不要と書かれていた
新たな情報が追加されていても、返信は不要と書かれることもあります。
「面接日までにご希望のシフトをお決めください。当日お尋ねしますので、現時点での返信は不要です」
このように「返信不要」と書かれているのであれば、返信する必要はありません。
返信不要と書くのは、これ以上やり取りをしなくても良いという意思表示でもあります。
反応して「わかりました」と承諾メールを送ると、読んでないと思われるので注意してください。
全てのメールに返信する必要はない
バイト応募先の担当者からメールが来ると、つい返信しなければいけない気持ちになりますが、全てのメールに返信する必要はありません。
確認だけのメールをすることもあるし、操作を間違って同じメールを送信する場合もあるからです。
「担当者からメールが来た＝返信が必要」と考えるのではなく、メールの流れや内容で判断してください。
これまでのやりとりできちんと面接日を伝え、担当者の質問に答えているのであれば、それ以上のやりとりは不要です。
メールは文章を読む読解力が必要になるため、相手の意図を読み取って判断してください。
メールを返信し続けると印象が悪くなる
担当者のメールに返信しないと印象が悪くなると思うかもしれませんが、逆に返信し続けることで印象が悪くなることもあります。
メールはいつでも読んでいい媒体ではありますが、メールが届いたら手を止めて確認しなければいけません。
面接日時の決定や場所の確認など、重要なメールであれば良いのですが、「わかりました」などの承諾メールが届くとガッカリします。
気が短い人なら「こんな忙しい時に承諾だけのメールを送るな！」と、イライラしてしまうでしょう。
担当者に手間をかけさせないためにも、メールは必要最低限にとどめ、できるだけ一度に送るようにしてください。
くれぐれも「自分で終わるのは嫌だから返信する」ようなことがないようにしてくださいね。
メールを返信する時間帯・タイミング
応募先の担当者からメールが来た場合、なるべく当日に返信するようにしてください。
スマートフォンにメールが届くようにしているのであれば、すぐ確認して時間を置かずに返信しましょう。
もし、22時過ぎなど遅い時間にメールが届いたのであれば、返信はあくる日の午前中にしてください。
深夜に即返信すると迷惑になるし、生活のリズムが崩れているのではないか？と疑われます。
また、応募先が飲食店なら、ランチやディナーの時間帯に返信するのは避けてください。
メールでテイクアウトを受け付けているお店もあるため、忙しい時間帯にメールしても読んでもらえない可能性があります。
読まれずに見逃される可能性もあるため、できるだけ応募先が忙しくない時間帯に返信しましょう。
メールに気づかなかった時の返信方法
応募先からメールが送信されていたのに、気づかなくて返信が遅れてしまう場合があります。
返信が遅くなった時は「返信が遅くなって申し訳ありません」と、ひと言謝罪の言葉を添えてください。
相手が返信を待っていた可能性もあるため、謝罪の言葉を添えると丁寧な印象を与えます。
ただし、「メールに気づかなかった」と書くのは言い訳に思われるため、書かないほうが無難です。
たとえ体調が悪くて寝ていたとしても、理由は説明せずに謝罪だけするようにしましょう。
返信例）
お世話になっております。アルバイトに応募した○○です。返信が遅くなって申し訳ありませんでした。面接日程ですが、○月○日の○時でお願いします。（以下省略）
なお、相手が深夜（22時以降）にメールをしてきた場合は別です。深夜にメールが送信されても返信できなくて当然になります。
謝罪の言葉を添えると嫌味のように受け取られる場合もあるため、注意しましょう。
バイトの面接メール返信に関するQ&A
メールはどこで止めれば良いかわかりづらいため、悩みが尽きないものです。
返信を間違えると印象が悪くなるため、失敗したくありません。
そこで、バイト面接のメール返信に関するよくある悩みをご紹介します。
間違ったらどうする？
メールの書き間違いに気づいたら、すぐ修正してください。
そのままにしておくと、誤解されるおそれがあります。
メールの件名に「訂正」と付けて、再送信してください。
本文の冒頭に「※先ほどのメールに間違いがありましたので、再送信します」と記載すれば、間違いに気づいてくれます。
再び間違わないようにしっかり確認し、落ち着いて送信しましょう。
2回目の挨拶はどうなる？
2回目に返信する際は、「ご返信ありがとうございます」と挨拶してください。
返信に対してお礼を伝えることで、しっかりした印象を与えられます。
「お世話になっております」でも構いませんが、1回目と同じだと印象に残りません。
挨拶を少し変更するだけですが、気遣いが伝わるでしょう。
2回目の返信はどう返す？
2回目以降のメールは、前回のメールを引用して返信してください。
パソコンのメーラーやGmailであれば、件名に「Re：」が追加されます。
内容を変えずにそのまま返信すれば、基本的には問題ありません。
以前のやり取りを残しておけば、読み返すことができるでしょう。
「了解しました」は駄目？
相手のメールに対して、「了解しました」と承諾するのは駄目です。
目上の人に対して、「了解しました」という言葉を使うと失礼にあたります。
言葉遣いに厳しい人なら、不快にさせるかもしれません。
嫌悪感を持たれないためにも、「承知しました」「かしこまりました」などの言い方をすると良いでしょう。
深夜に返信は絶対駄目？
深夜に返信すると誤解される可能性はありますが、絶対駄目ではありません。
応募先の就業時間内に送るのがマナーですが、返信なら気にしなくても良いです。
すぐに見てもらえなくても、面接まで時間があるなら問題ありません。
朝まで待つと忘れるのであれば、深夜でも返信しましょう。
まとめ
メールでバイト応募した時に、担当者からのメールに対してどこまで返信するか迷うことがあります。
送られてきた文章をきちんと読み、終わるタイミングを見極めてください。
返信しすぎるのもよくないね
一般的には面接希望日を伝えたらその後のやり取りは不要です。
「わかりました」「よろしくお願いします」などの、承諾・挨拶メールのみ送ることがないようにしてください。
「何か質問があればメールしてください」と書かれている場合もありますが、本当に質問がある時のみ返信しましょう。
担当者は社交辞令で送っている場合もあるため、全てのメールに返信しなくても不採用になることはありません。
逆に不安だからとメールを返信しすぎると、迷惑になる可能性があります。
応募の段階で良い印象を与えようとしすぎず、シンプルにまとめてください。
スムーズにメールのやり取りができれば、面接に集中することができるでしょう。
