面接・採用

バイトの面接メールでどこまで返信するか悩む時の対処法

バイトの面接メールでどこまで返信するか悩む時の対処法のイメージ

インターネットからバイト応募した時に、担当者のメールにどこまで返信するか悩みますよね。

 
ウサくん

メールの止め時がわからない…

担当者からメールが来ると、返信した方が良いのではないか?と思う気持ちわかります。

できることなら、失礼にならないように対応したいですよね。

実は、メールの返信にはいくつか終わらせるタイミングがあります。

メール内容を見極めることで、相手に不快感を与えずに終了することができるでしょう。

そこで今回は「バイトの面接メールをどこまで返信するべきか」について解説します。

ちょうど良いタイミングでメールを終わらせて、心配事を減らしましょう。

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メールで応募した時の一般的な流れ

メールとパソコン

求人サイトや企業のホームページから応募した場合、一般的には次のような流れでメールのやりとりをします。

1:求人応募する(あなた)
2:面接に関する連絡が来る(企業)
3:面接希望日を返信する(あなた)
4:面接希望日について承諾する(企業)

求人応募したら企業から面接に関するメールが届くため、いつ面接ができるか希望日時を伝えてください。

あなたの希望した日時で面接が可能である場合、「○月○日の○時でお待ちしております」などのメールが届きます。

通常はここでメールのやり取りが終了となり、面接日まで連絡することはありません。

※面接日までに疑問点があったり、聞きたいことがある時は、メールで連絡しても構いません。

しかし、内容によって「返信しなければいけないのではないか?」と思うメールもあります。

どこまで返信するか悩むメールと対処法

メールを送るか悩んでる女性

担当者から送られてくるメールの中には、返信した方が良いかわかりづらいメールがあります。

返信せずにそのままやり取りを終えると、印象が悪くなるのではないか?と悩みますよね。

そこで、悩ましいメール文の例と対処法についてご紹介します。

挨拶で締められている

メールの最後に次のような文章が書かれていることがあります。

「当日はお会いできるのを楽しみにしています」

自分の行為をへりくだって相手に敬意を表す言葉であり、応募してくれた感謝を伝える文章になります。

この文章に対して

「こちらこそお会いできるのを楽しみにしております。お忙しいところおそれりますが、よろしくお願い致します」

というように、あなたからも感謝を伝える返信をしてください。

面接日時を送信する時にお礼を伝えていたとしても、改めて伝えることで誠実な印象を持ってもらえます。

質問がないか聞かれる

応募者とのトラブルを避けるために、次のような文章が書かれていることもあります。

「その他、ご不明な点がございましたら、ご遠慮なくお聞きください」

このように聞かれた時は、聞きたいことがある場合のみメールしてください。

現時点では聞きたいことがないのに、「わかりました。何かあれば質問させていただきます」と返信する必要はありません。

あくまで形式的に書いているだけであり、承諾のみの返信は不要です。

メールは本当に質問があるときのみにし、ここで終わっても構いません。

面接日を疑問形で聞かれる

次のように疑問形で日付を確認されると、つい返事をしてしまいがちになります。

「○月○日○時でよろしいですね?それでは当日お待ちしております」

しかし、これは引用目的で書いているのであり、返信を求めているわけではありません。

メールのやりとりは記録として残るため、前メールで正しく希望日時を伝えたのであれば、改めて伝える必要はないです。

「?」が書かれていると返信しなければいけない気持ちになりますが、文章全体を見て判断するようにしてください。

当日の案内が書かれている

面接日時の連絡をした後に、次のようなメールが届くこともあります。

「○月○日○時でお待ちしております。到着しましたら(電話番号)までお電話ください。」

このような案内が書かれているのであれば、無視してはいけません。次のように返信してください。

「承知しました。私の携帯電話番号はxxx-xxx-xxxxになりますので、こちらからお電話させていただきます。」

新しい情報をもらったのであれば、必ず返信して間違いがないようにしてください。

返信は不要と書かれていた

新たな情報が追加されていても、返信は不要と書かれることもあります。

「面接日までにご希望のシフトをお決めください。当日お尋ねしますので、現時点での返信は不要です」

このように「返信不要」と書かれているのであれば、返信する必要はありません。

返信不要と書くのは、これ以上やり取りをしなくても良いという意思表示でもあります。

反応して「わかりました」と承諾メールを送ると、読んでないと思われるので注意してください。

全てのメールに返信する必要はない

制止する男性

バイト応募先の担当者からメールが来ると、つい返信しなければいけない気持ちになりますが、全てのメールに返信する必要はありません。

確認だけのメールをすることもあるし、操作を間違って同じメールを送信する場合もあるからです。

「担当者からメールが来た=返信が必要」と考えるのではなく、メールの流れや内容で判断してください。

これまでのやりとりできちんと面接日を伝え、担当者の質問に答えているのであれば、それ以上のやりとりは不要です。

メールは文章を読む読解力が必要になるため、相手の意図を読み取って判断してください。

メールを返信し続けると印象が悪くなる

パソコンを見て不機嫌になる男性

担当者のメールに返信しないと印象が悪くなると思うかもしれませんが、逆に返信し続けることで印象が悪くなることもあります。

メールはいつでも読んでいい媒体ではありますが、メールが届いたら手を止めて確認しなければいけません。

面接日時の決定や場所の確認など、重要なメールであれば良いのですが、「わかりました」などの承諾メールが届くとガッカリします。

気が短い人なら「こんな忙しい時に承諾だけのメールを送るな!」と、イライラしてしまうでしょう。

担当者に手間をかけさせないためにも、メールは必要最低限にとどめ、できるだけ一度に送るようにしてください。

くれぐれも「自分で終わるのは嫌だから返信する」ようなことがないようにしてくださいね。

メールを返信する時間帯・タイミング

時計とスマートフォン

応募先の担当者からメールが来た場合、なるべく当日に返信するようにしてください。

スマートフォンにメールが届くようにしているのであれば、すぐ確認して時間を置かずに返信しましょう。

もし、22時過ぎなど遅い時間にメールが届いたのであれば、返信はあくる日の午前中にしてください。

深夜に即返信すると迷惑になるし、生活のリズムが崩れているのではないか?と疑われます。

また、応募先が飲食店なら、ランチやディナーの時間帯に返信するのは避けてください。

メールでテイクアウトを受け付けているお店もあるため、忙しい時間帯にメールしても読んでもらえない可能性があります。

読まれずに見逃される可能性もあるため、できるだけ応募先が忙しくない時間帯に返信しましょう。

まとめ

メールでバイト応募した時に、担当者からのメールに対してどこまで返信するか迷うことがあります。

送られてきた文章をきちんと読み、終わるタイミングを見極めてください。

 
ウサくん

返信しすぎるのもよくないね

一般的には面接希望日を伝えたらその後のやり取りは不要です。

「わかりました」「よろしくお願いします」などの、承諾・挨拶メールのみ送ることがないようにしてください。

「何か質問があればメールしてください」と書かれている場合もありますが、本当に質問がある時のみメールしましょう。

担当者は社交辞令で送っている場合もあるため、全てのメールに返信しなくても不採用になることはありません。

逆に不安だからとメールを返信しすぎると、迷惑になることがあります。

応募の段階で良い印象を与えようとするのではなく、簡潔にまとめるようにしてください。

スムーズにやり取りすれば、面接に集中することができるでしょう。

今回のポイント

応募先とのメールはなるべく少ない回数で終えるのが理想です。担当者は一日に何通ものメールを読んでいるため、何度も返信すると迷惑になるからです。読む時間が必要だということを意識し、なるべく簡潔に返信するようにしてください。

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